エクセルで時間管理、24時間を記録してやりたいことに時間を使おう
「時間がない」
現代人に共通する悩みです。この不平等の社会において一日は24時間であるという事実だけは平等です。
私は1か月間、エクセルを使って時間の記録を続けてきました。 今日は私が1か月間使用しているエクセルでの時間記録の方法と1か月間使用してきた感想を述べたいと思います。
誰もが思っているはず。もっと自由になる時間が欲しい、もっと時間を有効に使いたい。
ドラッガーは言います。
成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。
自分の時間の使い方を記録し、そして成果を出している時間、出していない時間を分析し、成果を出している事柄に集中して時間をまとめ上げることによってさらに高いパフォーマンスが出せると。
大前研一は言います。
人間が変わる方法は3つしかない。１番目は時間配分を変える。２番目は住む場所を変える。３番目はつきあう人を変える。この３つの要素でしか人間は変わらない。最も無意味なのは『決意を新たにする』ことだ。
— 大前研一 BOT (@ohmaebot) July 21, 2018
自分の24時間を記録することで無駄な時間をあぶり出し、自分を成長させてくれるもの、自分のやりたいことに時間を使おうではないか。
エクセル時間記録に向いている人
時間記録をする方法はたくさんある。
手帳に書いてもいいし、時間を記録するためのスマホアプリだって無料で多機能のものがたくさんある。
ただスマホアプリはいちいちアプリを開いて時間を入力しなければいけないのでめんどくさいという欠点がある。また、記録するのを忘れて結構空白な時間が出てしまったりする。
だから私はエクセルで時間を記録している。これから紹介するエクセル時間記録表はこんな人に向いている。
- デスクワークの人(業務中に使いたい人)
- 家に帰ってもパソコンばかり使っている人
- 何にどのくらい時間を使ったか、シンプルな結果だけを知りたい人(グラフ化などはできていないし、今のところするつもりもありません)
時間記録表の作り方
上の写真が実際に私が使用しているエクセルファイルです。
1~3行までは曜日や日付などを入力しています。
- Aの列には現在時刻を入力します(セル形式は時刻)。
Ctrlを押しながら : (アスタリスク) で入力されます。
- Bの列には現在時刻を入力するまでやっていた事柄を入力します。
- Cの列には自動で所要時間を入力してくれる式を入力します(セル形式は時刻)。
入力式 =IF(A5<A4,A5-A4+1,A5-A4)
たいていの場合、単純に =A5-A4 でも良いのですが、上記のように日をまたぐ前に寝てしまった場合など日付をまたぐと使えなくなってしまいうためIFの関数を使用します。
メリット
PCを使用していればリアルタイムで簡単に記録できる。
エクセルを開いておけば現在時刻の入力と事柄の記入の2つだけで時間を記録でいます。スマホアプリなどを開かなくていいので楽だしデスクワークの業務中でも使用できます(私は使用していませんが)。
デメリット
外出中は記録できない、これに尽きるでしょう。ただ私の場合は目的もなく外出するということがあまりないため、帰ってきてからでも記憶を頼りに記録できますし、スマホのアプリを使用しても良いでしょう。
1か月使用してみての感想
とにかくネットサーフィンの時間が長い。
先週1週間のネットサーフィンの時間は20時間超えていました。何か身になるものを得ることができたかと言うと疑問が残ります。
朝の時間を有効に使えると一日が充実する。。。気がする
最近はEテレで朝のテレビ体操ができればいい一日だと勝手に定義しています。
さいごに
これは自分が片手間に作ったただのエクセルファイルであり、完成度は全然高くありません。使った時間がカテゴリーごとに瞬時にグラフ化できるような仕掛けもなければ、同じ事柄の時間を足し合わせて合計を計算してくれるわけでもありません(後者はすぐにできそうですが)。
しかし、片手間に作ったファイルとしてはなかなかの効果を発揮しているようにも思えます。デスクワークが多めの人、家でPCばかり使っている人はぜひ使ってみてはいかがでしょうか。
